コラム

 公開日: 2014-02-26  最終更新日: 2015-03-13

仕事の効率化ができるツールには正解はない

仕事を効率化するためのツールとは?


仕事が増えてくると、定時でこなすことができなくなり、産業を強いられることになります。与えられた仕事を効率的に処理して、自分の時間を確保したいと思うのは、ビジネスパーソンの共通の希望です。では、現実的にどのようにすれば実現できるのでしょうか。

システム手帳を変えてみる、モバイル機器を購入してみる、ビジネス書を買ってみるなど、いろいろと試行錯誤をしてみるものの、結局自分が全く知らなかったすごいテクニックとか秘訣があるのではなく、決めたルールを愚直に、着実に、誠実に守って仕事をしているだけだということに気づくのです。

では、世の中にある様々なテクニック、ルール、ノウハウ、ツールなどに優劣があるだろうか? どれが正しいものであるか、正解はあるのだろうか? 答えはノーです。絶対的に正しいテクニックがあって、それ以外は偽物とかインチキとかいうことではありません。要は、皆さんがそれぞれ性格や価値観が異なるのであり、職種や経験も異なっているのですから、万人に共通して絶対的に正しいルールのようなものはないと考えるべきでしょう。

話を戻して、自分の仕事を効率化してくれるテクニックやツールについて、どれが自分にふさわしいものであるかは、自分で実施してみて、使ってみて判断するのが最も正しい価値判断ではないでしょうか。朝型、夜型、手書きのシステム手帳ユーザー、スマホユーザー、icloudユーザー、高級スーツ派、カジュアルウェア派など、対立するビジネススタイルが並立していて、それぞれのスタイルにおいて、一流のビジネスパーソンが実在しているではありませんか。

ご自分の仕事を効率化したいのであれば、毎日どんなことに時間を浪費しているかをしっかり分析するが重要だと思います。例えば、出社時間に出社して、PCを立ち上げるとEメールが50通も入っていて、それを読んで返信していると、午前中はそれで終わってしまって、自分のやりたい仕事は午後にしかできないということになります。午後は午後で、電話の応対、会議、来客などで意外とまとまった時間が確保できず、結局アフター5にならないと、自分の仕事ができないということになります。

ロジカルシンキングとか、ツリー図とか、SWOTとか、コンサル好みのツールを追いかけたところで、毎日の生活は変わらないでしょう。それはそれらのツールが悪いのではないと思います。メールを早く片付けたたいのであれば、メールを減らす工夫をすべきですし、会議が多くて長いのであれば、回数を減らし時間を減らす努力をすべきですね。残業を減らして、自己啓発の時間を確保したり、友人と食事をする時間を確保したいのであれば、組織の改革も必要かもしれません。誰かがリーダーシップを発揮して動かなければ、組織は変わりません。

是非、愚痴をこぼすのではなく、職場でのリーダーになって組織を変えてみてください!!

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講師 田村敏明

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