コラム

 公開日: 2017-03-13  最終更新日: 2017-03-14

おひとり様個人事業主が常に考えておくべきこと

【今日のポイント】

 私のように、個人事務所や個人事業で日々働いているおひとり様。
仕事に関する全責任を負って日々業務をこなしているわけですが、おひとり様ならではの業務の備えを考えているでしょうか? これは年齢とは無縁で考えておくべき問題です。


 お元気ですか!
「すべての人が生活の安定と向上の為に法律を身近に、
気軽に活用出来る社会の実現を目指す」
新橋駅前の寺田淳行政書士事務所の寺田 淳です。


 今日は おひとり様が直面する各種の問題の中から、特に仕事に関しての問題を採り上げてみました。


【おひとり様の仕事とは】


 今更ですが、私は個人で、単独で事務所を開業し、営業しています。 
大半の業務は、事務所での対面による相談をスタートとして、依頼案件の内容の適否や要望する期限までに処理可能かどうかの確認を経て、正式に受任した後に、仕事に取り掛かります。

 場合によっては地方に出向いての資料収集や話し合い等も発生しますから、時間的には長期にわたる案件も少なくありません。 ~一例としては、豪雪地帯にある墓の改葬業務を受任しましたが、あいにくかなりの降雪の時期で現状の確認が出来ないため、雪解けまで焼く2か月間、仕掛状態のまま待機したことがありました。

 そのような長期にわたる業務の際に、私が疾病や事故等で通常の生活が出来なくなったら?

 せっかく多くの同業者の中から、私を選んで頂いた相談者の期待を裏切る結果になりかねません!

 提出期限までに必要書類が作成出来なくなった…
 先方との打ち合わせで進んでいた合意が白紙になってしまった…
 関連する業務にまで影響を及ぼし、事業全体に支障をきたすことになった・・・

   想像するだけで、冷や汗、鳥肌ものです!

 以前の会社員の時代は、営業職ということもあって課の単位での仕事が主でしたから、事故や病気の場合でもたいていのことはチーム力でカバーが可能でした。 管理職になった時も、直属の上司や同僚の管理職からの支援を受けることが出来たので。「自分ひとり」のリタイアの影響はほぼ想定内の範囲で済んだのです。

 ですが、補助者がいるわけもなく、法人事務所で複数の資格者がいるような事務所ではない、おひとり様で運営する今の状況では「自分ひとり」のリタイアはそのまま「事務所全体の」リタイアになります。

 「宮仕えから離れて自分のペースで仕事が出来て羨ましい。」「時間配分を自分で決められて羨ましい。」等々、いかにも自由気ままな独立・開業での悠々ライフと思われがちですが、その反面バックアップの組織を持たない「綱渡りの生活」でもあるのです。


【仕事が出来なくなるアクシデントとは?】


1)徐々に悪化する疾病・意識のある事故入院の場合

 要は自分の判断で次善の策を考える余裕がある場合です。
仕掛かり中の業務について、例えば懇意にしている同業者に手助けを求めることが可能ですし、相談者に現状を早急に連絡し、今後の対応について意向を確認することも出来ます。

 このような事態に備えて、自分と専門とする分野が近い同業者や、事務所同士が近接しているような同業者などと日頃から相互のバックアップ体制を構築しておくことが必要になってきます。

 アクシデントに遭遇してから「誰か適当な同業者がいないかな?」と慌てても、後の祭りです! お互いの人となりを十分把握できていてこそ、無理も言えるし、聞くことも出来るのですから。

 場合によっては受任業務すべてを、改めて同業者に任せるケースも出てくるでしょう。 途中で任務を放棄するのか!?
とどうしても自分でやり切りたい、という気持ちも理解できるのですが、ただ優先すべきは相談者から委託された依頼内容を100%叶えることですから、「決められた期間で業務完遂」することを最優先に考えるべきです。 


2)突然のアクシデントの場合

 ですが、事故や病気は予想出来ない形で我々に降りかかってきます。
場合によっては・・・・ そのまま亡くなることも想定しておかなくてはいけません。

 突然亡くなった場合に備えて、私は常に免許証や身分証明証、名刺は必携してますし、緊急時連絡先も携帯しています。 屋外でアクシデントに見舞われた際には、いち早く身元の特定が出来るような備えはしているつもりです。

 ただ、皮肉にも事務所内で業務中に何らかのアクシデントで亡くなった場合は? これは確実に「孤独死」になります。 この場合は発見までの時間が問題になります。 身分証を携帯していても、この場合には効力は発揮されません。

 ポイントは、 
① 自分の身に異変が起きたことを誰かに、早急に知ってもらうこと。
② 現時点での仕事の進捗や課題などを記録し、保管しておくこと。
 この2点です。

 ①については先に挙げた同業者はもちろんのこと、知人友人など、定期的な連絡を取り合う人脈を数多く持つことで、発見遅れの危険性を減少することが出来ます。 電話でなくとも、メールでもSNS上の各種サイトでのやりとりでも構いません。
フェイスブック、ツイッター、チャットワーク、LINE等々、多彩な情報交流の場は用意されています。 業務上の繋がり以外にも旧友、趣味の仲間、親族といった人脈の拡大と日常的なコミュニケーションが確保されれば、異変の早期発見は十分可能になります。

 実際の話、以前私がネタ枯れで2週間程度ネット上全てのサイトで更新をサボっていたときに、知り合い3名から安否確認のメールや電話を頂きました。 当時は笑い話でしたが、今になればありがたい関係を築けていたのだと、感謝の気持ちです。

 ②については、業務上の責任の一端の問題です。 同業者との間に万が一の場合の相互支援・業務代行の約束がなされていても、仕掛かり中の業務については「万が一の場合」までは決して口外はしません。 それだからこそ、常にリアルタイムに近い内容で、進捗中の業務や面談予定などのスケジュールの記録を残しておくことです。

 今の時代に、私は常にスケジュールノートを机上に用意して、その都度メモ代わりに業務相談から面談予定まで自筆で記録しています。 その後にネット上のスケジューラーに転記しています。 なぜならネット上の記録を見る為には、パスワードを公開しなくてはいけないからです。 私自身の情報であれば「死人に口なし」ですから、気にする必要はないのですが、やはり相談者の個人情報に関することまで「見られてしまう」ことは厳禁ですからロックをかけるのは当然です。 そうなると、ロック解除までの時間が問題になってきます。 その間、相談者の案件は「フリーズ状態」が続くのです。

 もちろん、WaordやExcelで記録したものをプリントアウトすることでも目的は達せられますから、問題はありません。 自筆という方法は、あくまでも私の嗜好、からくるものです。


【備えの為の備えとは?】 


 一言にまとめたら、事前に相談者への上記の対応についての理解を得ることです。

 「あなただから依頼した。」 このようなありがたい評価を得て業務を受任したものの、上記のような事態で目的を果たせなくなった場合も事前に想定しておく必要があることを、相談者にも理解してもらわなくてはいけません。

 私は業務委任契約書の一文にこの点を明記した項目を予め記載しています。 契約書内容の解説の時に、この点は口頭でも説明し、理解を得るようにしています。

 やはりただでさえ唐突に「事故に遭って業務が出来ません。」の連絡で動揺する相談者にいきなり「なので、第三者の同業者に丸投げしました。」では混乱に拍車をかけてしまいます。 そういう事態もあり得ると事前に知っていれば、衝撃や混乱は半減されると思います。

 
 以上、私の事例を中心に書いてきましたが、如何でしたでしょうか?
おひとり様の個人事業主の場合、特に外部との接点を多く持つことの重要性をお分かり頂けたでしょうか?



  この件に関してのご相談やお問い合わせはこちらからどうぞ。
https://mbp-tokyo.com/office-terada/inquiry/personal/


  事務所の連絡先は 以下の通りです。

 東京都港区新橋2-16-1 ニュー新橋ビル7階ハローオフィスC-3
  03-5157-5027(TEL) 平日は10:00~19:00
  03-5157-5012(FAX) 24時間対応

この記事を書いたプロ

寺田淳行政書士事務所 [ホームページ]

行政書士 寺田淳

東京都港区新橋2-16-1 ニュー新橋ビル7F ハローオフィスC-3 [地図]
TEL:03-5157-5027

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