コラム

 公開日: 2016-02-15 

ひとり事務所での仕事の進め方

 お元気ですか!
「すべての人が生活の安定と向上の為に法律を身近に、
気軽に活用出来る社会の実現を目指す」
新橋駅前の寺田淳行政書士事務所の寺田 淳です。


 一人事務所として、日々悪戦苦闘の毎日ですが、そんな中でも、そんな中だから? 自分なりの仕事の進め方、覚え方と言うものを体得してきました。 今日はそのうちから言葉にまとめることが出来たものを紹介したいと思います。

【実践は座学に勝る】

 外部をシャットアウトして法律書を読んで頭に叩き込んだ知識より、実際に相談者と面談して、必要に迫られて調べた知識は深く長く記憶に残り、「後々にも通用する戦力」となっています。

 これは私に限った事ではないでしょうが、実際に市区町村役場などへ出向いて業務を遂行する場合、曜日や時間帯によって大幅に時間をとられてしまい、次の予定に大きな支障を生じる事があります。ただ完成書類さえ持参すればすぐに受付してくれるなどとは誰も保証していません。 受付までの時間を逆算して作業の優先順位を変更したり、相談者からの情報入手を督促する等、応用編を持ち合わせる事が求められます。

 さらに言えば、所定の様式で記載とあっても、その解釈が地域によって微妙に、または明らかに差異があり、修正を求められたりする場合もあるのです。 まさに「畳の上の水練」だけに長けていても「社会の荒波を完泳」は出来ないのです。

 なので私は未経験の業務を受任した場合は当該の官公署にまずは出向いて実務上の注意点などを聞き取りしています。 いくら書式に則った申請だと主張しても、受け付ける側の判断が全てです。 申請時には一発OK、この為の事前活動は結局は早道と思っています。


 【仕事も食事も八分目で】

 期限が迫っている場合は別ですが、それなりに時間の余裕があるような場合、私はわざとあと一歩のところまでの進捗でいったん作業を止めます。

 例えばある事務仕事をしている時に外出する予定がある、又はそのまま直帰するような場合、 わざとキリのいいところまで作業を「進めないで」 出かけるようにしています。

 あと1ページ分の計算を残す。 あと数ページでこの章を読破できる。 その寸前で止めるのです。

 性格にもよるのでしょうが、こうすると無意識の中に中途半端な仕掛状態が強くインプットされるのでしょう。
翌日の朝、または週明け月曜でも一瞬にして前日の作業終了時、週末のその状態に立ち戻ることが出来ます。

 却って、一区切りするところまで仕上げて迎える翌日や週明けには、なかなか最初の新たな一歩に踏み出せません。
なぜか、より緊急性のない仕事や今しなくてもいい整理などに気が散ってしまうのです。

 原則、業務中の室内には関係者以外は入室させていませんが、日中の事務所の卓上は読みかけの資料がキリの悪い(中途半端な箇所)ところで未完成だったり、資料本は栞を挟むのではなく、読みかけのページで開きっぱなしにして伏せてあったりと整理整頓好きな方から見たら我慢ならない情景となっています(苦笑)


 ただ、ある本に拠りますと、この様に中途半端なままにしたほうが脳に深く印象付けられるため、翌日もすぐに中断した時点の流れに復帰できるとありました。  私が異端ではなかったと安堵した次第です。


【一人だからこそのルール】

 以前の会社勤めの時もこの習慣があり 業務の途中で席を離れる時に、わざと本を伏せておいてたり、乱雑に書き留めたメモを放置したりしていました。 

 ですが却って席を外した時に気を利かせた同僚や部下が本を片付けてくれたり、メモがきれいに整理されていて、席に戻った際に「さて、このメモで何をしようとしたてんだ?」と、途方に暮れることがありました。

 幸か不幸か、今のようなひとり事務所では自分以外本や資料に触ることが出来る人はいませんので、復帰したときに、「ああ、これとこれをやらなくてはいけなかった」「そうだ、これを調べようとしていたんだ」と、瞬時にスイッチが入ります。

 一人ならばこそ、誰に憚る事なく自分だけのルールで仕事に取り組めます。


 この習慣のおかげで、仕掛の仕事を残さないで事務所を後にすることは、ほとんどありません。 

「一件落着、さて、帰ろう。」ではないのです。 
「一件は未落着、これで帰れる。」

 これが私の「効率の落ちない仕事の仕方」となっています。




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https://mbp-tokyo.com/office-terada/inquiry/personal/


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 東京都港区新橋2-16-1 ニュー新橋ビル7階ハローオフィスC-3
  03-5157-5027(TEL) 平日は10:00~19:00
  03-5157-5012(FAX) 24時間対応

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