コラム

 公開日: 2015-10-22  最終更新日: 2015-10-24

マイナンバー、職場でも受け取り可能です! ~転送不可でも再配達は可~

 10月も残すところあと10日、毎年この辺りから時の流れが急加速するような気がします。
まだ、秋らしい事をまだ何もしていない、味わっていないというのに・・・


 お元気ですか!
「すべての人が生活の安定と向上の為に法律を身近に、
気軽に活用出来る社会の実現を目指す」
新橋駅前の寺田淳行政書士事務所の寺田 淳です。



 そろそろマイナンバーの記事から脱しようと思っていたのですが、私自身が勘違いしていた事柄が明らかになったので、今回もマイナンバーに絡む内容を紹介する事となりました。

 タイトルに書いたように、マイナンバーの通知は「職場でも受け取り可能」と言う事についてです。

 市区町村役場の広報や、マイナンバー推進協議会などの公的機関からの案内では、住民票記載の住所に簡易書留で郵送され、本人又は同居の家族が受け取るもの。 とされており、一人住まいで日中の受取が困難なので職場へ「転送」出来ないかとの問い合わせをしたところでは、それは「対応出来ない」との回答でした。

 ここで私も勘違いをしまして、「転送」と「再配達」の違いに考えが及びませんでした。


【転送と再配達の違いとは?】

 転送は、最初から宛名にある住所への配達ではなく、指定した住所へ送るというものです。 この場合、受取人の意思の確認が不十分なままに行われる場合があります。

 再配達は、一度は宛名の住所へ配達し、不在通知を投函し、届け先の住人からの連絡と指示で新たな届け先住所へ送るというものです。

 後者の場合は、確実に宛先住所に暮らす本人が確認したうえでの「指示」と解釈される訳です。 わざわざ手間を増やすだけでは?という見方も出来ますが、簡易書留は「手渡し」という原則でリスク管理を図っているので、欠かせないプロセスなのでしょう。

 では、最初に不在通知後の流れを紹介していきます。

【不在通知後の流れ】

ここでは簡易書留を発送するゆうちょの対応と、発行した市区町村役場の対応に分けて紹介します。

1)ゆうちょの対応
  受取人不在の場合「不在通知」をポストに投函し、いったん当該局へ持ち帰ります。
 その後、1週間は当該郵便局で保管します。
 不在通知投函後、1週間を過ぎても何の連絡もない場合、差出人へ返送されます。
 マイナンバーの通知の場合なら、当該市区町村役場の当該部署に返送されます。

2)市区町村役場の対応
  郵便局から差し戻された書留については、役所は「3か月間」保管します。
 その間に「保管通知書」が不在者住所宛に通知されます。

  期間内に受け取りに行く場合は、 「保管通知書」、「身分証明書」を持参した本人が受け取りに行きます。 必須ではありませんが、受渡し手続きの時間短縮の為に 事前連絡した方が無難だそうです。
  受付時間は一般の受付同様で、品川区役所の場合は平日8:30~17:00となっていました。

  どうしても本人が出向けなくて、親兄弟や配偶者が行かざるを得ない場合は、事前に当該の市区町村窓口にその旨 を相談して下さいとの事でした。  基本は事情を勘案したうえでの個別対応になるようです。

  詳しい連絡先や手順の説明は 区役所の大代表にかけてその旨を伝えると、当該窓口に繋げてくれます。 例えば、品川区の場合は 大代表番号である 03-3777-111 が最初の連絡先になる訳です。

  では、3か月経過しても受取に来ない場合は?

  その書留は「廃棄処分」されます。 万が一何らかの事情で通知カードを受け取れないままこうなった場合には、「再発行」の手続きをする事になりますので、最低限この段階までに受け取るようにして下さい。


【不在通知後の対応策】

 通常の簡易書留の不在通知の連絡書には、「再配達先住所」の記入欄があります。
 再配達先には「自宅」 「ご近所」(!!) 「勤務先」 「配達担当の郵便局窓口」 「その他の郵便局窓口」の5つの選択肢があります。 ※ご近所はマイナンバーの場合はほぼ選択外でしょう。

 そして、マイナンバー通知専用簡易書留も取扱いは、通常の簡易書留と同一だそうです。
即ち、「職場への再配達」によって、日中不在の自宅でなくとも日中に職場での受取が可能なのです。

 ただ、電話での操作による自動再配達受付には対応しないので、電話での口頭連絡やインターネットからの手続きとなります。

 会社の場合ならば、出先の営業所などでは直接本人が、または事務のスタッフが、本社などの大規模な拠点の場合ならば庶務課などの郵便物の取り扱い部署のスタッフが署名や押印する事で受け渡しが可能になります。

 学生寮の管理人等の場合も同様の扱いになるようです。

 不在通知の住所に明らかに居住している者の指定で、明らかに職に就いている、暮らしている部署への再配達ならば、安全面でも責任面でも配達側は十分義務は果たしている、という見解でしょうか?

 また再配達の区域には何の制約もありません。 自宅が東京で勤務先が福岡でも「無料で」再配達してくれます。


【なお残る課題】

 マイナンバー通知に関して、再配達で自宅以外でも受け取れますという案内は、調べた範囲ではどの市区町村役場の広報にも記載されていませんでした。 あえて他部門である郵政の管轄事項を紹介する「出過ぎた真似」は自粛したのかもしれませんね。

 とはいえ、なお課題は残ります。

① 自宅の郵便ポストには、鍵をかけましょう!
 特にマンション等の集合住宅です。。 ポスト内から不在通知を抜き取られたら、勝手に再配達先を指示され、通知カードが悪意ある第三者に不正入手される恐れがあります。
 
② 会社内の郵便物担当部署、担当者はより責任を自覚しましょう!
 大企業の場合、同姓同名の社員がいる可能性は高いです。 うっかり同姓同名の他人へ社内便で届けてしまったら? さらにうっかり開封されてしまったら? 業務上の問題は必至でしょう。 部署名や役職などの確認には十分気を付けないといけませんし、再配達を依頼する本人も、所属部署や役職なども記載して誤配送防止に努めましょう。 他にもレアケースではありますが、誤廃棄、紛失、ここでも盗難と言うリスクはゼロではありません。



  再配達指示によって、昼間に勤務先で受け取る事が出来る反面、上記したような課題がある事も十分認識して下さい。 どういう選択でマイナンバー通知を受け取るかは、貴方次第です。

 
  この件に関してのご相談やお問い合わせはこちらからどうぞ。
https://mbp-tokyo.com/office-terada/inquiry/personal/


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