コラム

 公開日: 2013-05-20  最終更新日: 2015-03-31

委任状作成 ~こんな時はどうする?

 こんにちは!
新橋駅前の寺田淳行政書士事務所の
寺田 淳です。

前回のブログで
「委任状を書く場合 氏名住所は自署しなくてはいけない。」
と書きました。

そうしたところ、
「仮に利き手を怪我していた場合は
どうなりますか?」という質問を頂きました。

今回は
委任状の書式のついての 補足説明をしていきたいと思います。



私の住む東京、その23区内では 統一見解として
「委任状は全て自筆で記載して下さい。」 とあります。

 原則は記載内容全てを自筆でということです。

 ですが実際は、多くの区役所で
署名欄以外の申請内容をワープロ等で作成したものであっても
受理してくれています。

 非常に幅の広い解釈・運用がされている訳です。
ただ厄介なことに、どの区役所はこう、
という区分ではないのです。
極端な話、窓口の担当者の判断一つです。

 ごく単純な例で言いますと
横柄な態度、口調、等の心証によって対応は変わります。

 先のブログでも書きましたが
事前に当該役所の窓口へ確認すること。
加えて ワープロでも可と言われても
物腰の柔らかい接し方で申請することで
諾否は決まるという点は忘れないで下さい。

 では、
質問にあった利き手の負傷等で
自筆での署名や住所記載が 出来ない場合はどうなるのでしょう?

 さらに歩行困難の為、窓口に出向く事も不可能だったら?

 腕の不具合だけでしたら、
役場に出向いて 事情を説明して
利き手以外の手で署名することを お奨めします。

 但しこの場合でも
利き手以外ではひらがな程度しか書けないからといって
ひらがなや、カタカナ、ローマ字での署名は不可です。

 あくまでも住民票表記の漢字での氏名で署名しないといけません。

 どうしても自筆が困難な場合や
窓口へ出向く事が不可能な場合には
代理人での申請が認められています。

 まず 時間的に猶予があるのでしたら
郵送での申請という手段が有ります。

 この場合、
委任状を署名からすべてを 代筆してもらって構いません。
その旨を「申出書」(後述)という形式で作成し
添付しておけば、確実です。

 これは、
申請者の住所にしか 郵便は届かないという原則から
第三者への流出リスクは極めて少ない
という判断から認められているようです。

 では時間的に余裕がない場合は?

 委任状に代理人が全てを自筆で記入します。
但し、押印だけは申請人本人が行います。

 同時に、
「申出書」を代理人が自筆で作成、押印し
添付して窓口に出向く事で対応してくれます。

 申出書は 以下を必ず申出人が全て自筆で作成、記載します。

・作成年月日
・ 宛先(○○区長殿)
・申請人(委任状の申請者本人の事)
 住所・氏名・生年月日

・申出人(代筆者のこと)
 住所・氏名・生年月日
・押印
・申請人との続柄(子供、孫、友人等)

 本文
例)上記申請人は※1交通事故により書写不能の為
申出人(氏名)が代筆、別紙委任状を作成しました。
 この委任状は、
本人の前で本人の指示の下 作成したもので、
提出する委任状に記された委任事項は
本人の意志によるものに間違いありません。

 また※2代理人(住所・氏名)として、申請書を提出します。

 ※1 ここには交通事故、病気など具体的な理由を書きます。
   ちなみに、諸事情により、一身上の都合等の理由では却下です。

 ※2 代理人=申出人と考えてもらって構いません。
   場合によっては、
  代筆した申出人と実際に窓口に出向く代理人が異なる場合もあります。

 最近の個人情報の管理の問題から
極力本人の窓口申請を役所は望んでいます。
最近は「なりすまし」で申請人を装うケースもあるそうで
本人確認や代理人の確認には時間をかける傾向です。

 大多数の善意の市民にとっては迷惑な話ではありますが
極めて個人的な情報の部類である住民票や戸籍謄本の
安全保守には やむを得ない事と考える他ありません。

 
 
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