コラム

 公開日: 2016-05-23 

第二回 会議を楽しく、効果的に

できるだけ「定例会議」はやらない


みなさんの会社で、ほぼ「定例会議」というものがあるのではないでしょうか。

「情報共有のため」、月曜日や金曜日などに、週1回1時間程度の会議を設けていませんか。

これは意見の分かれるところだと思いますが、筆者は、ショートに情報共有する時間が確保できているのであれば、わざわざ、「定例会議」を行う必要はないと考えています。

たしかに会社内の部課レベルで、情報共有は、密に行う必要がありますが、そのための方法として定例会議がベストなのでしょうか。

「たったの1時間ぐらい……」と思う人がいるかもしれませんが、仮に10人で1時間の定例会議を開催した場合、10時間分の工数とコストがかかることになります。

前述した思考と気持ちの切り替えの負担まで考慮すると、実際のコストはそれ以上です。

情報共有が目的の定例会議に、それに見合うだけの価値を付けないといけません。

会社内で情報共有がしたいのであれば、メーリングリストにメールを流してもいいですし、グループウェアなどを使って済ませることもできます。

これらの方法が優れているのは、情報確認のタイミングが、「非同期」なところです。

各自、仕事に集中していないタイミングを見計らって確認できるので、思考と気持ちの切り替えの負担を払わずに済みます。

自分にはあまり関係ないと思った情報は、読み飛ばして済ませることもできます。

一方、定例会議ですと、どうしてもみんながその場に出席するという形で、タイミングを「同期」して行わなければなりません。

会社の一部の人にだけしか関係ない情報も、全員が聞かなければなりません。これはやはり、ムダが多いやり方だとも言えます。


会議では、必ず「会議の目的を確認」する


会議の出席者を絞り、会議そのものの回数を極限まで減らした上で、いざ会議をすることになったら、どのように進めるのがよいのでしょうか。

どんな会議であっても、冒頭で絶対にやらなければならないことがあります。それは「会議の目的の設定」です。

この会議は何のための集まりで、どうなったらおわりにするのか、進行役は、それを何よりも先に明確にしなければなりません。

「そんなことは、わかっている!」と思われた方もいるかもしれませんが、この「あたりまえのこと」ができていないケースが本当にたくさんあるのです。

これをしない状態で、会議をはじめると、ほぼ間違いなく会議は不毛に終わります。

「どこに行けばいいか」が明確になっていない状態で、走りだせば迷ってしまうのは当然です。

話が、脱線しやすくもなります。


司会役が、進行を整理し議事録をスクリーンに映しながら


もう1つ大切なことは、議事録をリアルタイムでモニターまたはスクリーンに映しながら会議をすることです。

事前にアジェンダをまとめておき、それにリアルタイムで追記する形で議事録を作成します。

各アジェンダの横には話し合う時間の目安を書いておくとよいでしょう。

議事録を「みんなが適当にしゃべったことをただまとめるだけの書類」にしてはいけません。

決めたことをその通りに実行できる「証拠」にまとめるのが重要です。

議事録をスクリーンに投影しながら会議をすることで、会議の天敵である「脱線」を防ぐことができます。

それでも脱線しそうな場合は、進行役が元の話に戻します。

また、脱線でなくても、ひとつのアジェンダにかなり時間を使いすぎる場合は、切り上げて先に進めることも必要です。

参加者の一部だけが深い議論をしはじめて、ほかの参加者が置いてきぼりにされそうな場合は、あとで一部の人だけが集まって話すように決めて、アジェンダを先に進めたほうが生産的です。

会議の終了時には必ず「決まったこと」と「決まらなかったこと」をまとめ、次の行動計画と情報共有の方法と、必要であれば、次の会議と議題をを策定します。

その際、担当者も確定し、「誰がいつまでに何をするか」を必ず明確にします。

会議が「なんとなくはじまり、なくとなく終わる」ようなことは、絶対にいけません。

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