コラム

 公開日: 2016-05-23 

第一回 会議を楽しく、効率的に

「会議の生産性を高め、楽しく意義あるものにしましょう」


あなたの会社の「会議」はうまくいっていますか?

自信を持って「うちの会社の会議はうまくいっている」と答えられる人は、おそらくあまりいないのではないかと思います。

「何も決まらない」「いつも話が脱線して、結論があいまい」「なんで会議をしているのか、目的、意味がよくわからない」「会議をしただけで、仕事をした気になっている」など、会議にまつわる悩みはよく耳にします。

人が複数集まって働くのであれば、どうしても「話し合い」の場は必要になります。

ただ、なんでもかんでも、会議にする必要もないかなとも思います。

経営がうまくいっている会社ほど、会議のやり方が上手です。とても工夫されています。

筆者は、会議がきらいです。なぜなら、集中力がそんなに続かないですし、作業など他のことができなくなります。

話が脱線する会議も多いです。

意思決定がされて、その決定が、しっかり守られるのであれば、会議に意味はあります。

会社の業績を上げるための、会議を運営するための方法について考えてみたいと思います。

「議題の周知と議題に対しての事前準備」は大前提


会議の主催者は、事前に会議の議題を説明し、資料を作成して、参加者の意見形成につなげておく必要があります。

参加者は、自分の意見を整理し、必要であれば、資料を用意して参加しましょう。漠然と、参加して携帯をいじる、他の仕事をするなど、やってはだめです。

参加者が多い会議であれば、発言も効率的にしないといけません。

会議にコストがかかっている意識が必要です。事前準備は、しっかりしたいところです。

「必要な人が出席して、関係ない人を出席させない」


大前提ですが、会議に関係ない人を入れてはいけません。また、意思決定に必要な人を入れないといけません。

「そんなのあたりまえじゃないか!」と思われるかもしれませんが、これが全然守られていないケースが多々あるのです。

当然のことですが、会議に参加するためには自分の仕事を一時中断しなければなりません。

1時間の会議に参加するということは、1時間自分の仕事をする時間が減ることでもあります。

また、時給で考えると、意外とびっくりしますが、仮の話ですが、10人の会議を派遣社員がしているとしたら、どう思いますか。

仮に、派遣社員の時給を2,000円として、10人ですから、一時間で、20,000円です。

正社員でも、労働時間を時給換算すると、会議にとんでもないコストが、かかっています。

これでも、無駄な会議をしたいと思うでしょうか。

もっと言うと、ここで減るのは実際には1時間だけではありません。

会議に参加するのと自分の仕事をするのとでは、使う力が違います。思考の切り替え、気持ちの切り替えが、とても大変です。

この切り替えについてもコストを払わなければなりません。

仕事を「集中モード」でバリバリやっていたところで会議が入り、それが中断された場合、また「集中モード」に戻るためには結構な時間が必要になるのが普通です。

どんなに短時間なものであっても、会議に参加することは、それだけで「イベント」なのです。

それゆえ、人を会議に参加させるか否かは、慎重に判断しなければなりません。

1つの目安として、その人が参加しても一言も発言することがない状況が予想されるのであれば、その人を会議に入れるべきではありません。

あとで会議の内容を共有したいのであれば、議事録だけメールで見てもらえば十分です。

「Aさんも呼んだほうがいいかな」といった漠然とした思いつきで、会議に人を巻き込むのはやめにしましょう。

誰かに会議に参加してもらいたいのであれば、その人にどのような役割を期待しているのか、明確に説明できる状況にしてからでなければいけません。

また、意思決定をしたいのに、決裁者がいない、会議の場で、合意が取れない場合などが想定されるのであれば、会議のリスケをして、必ず、意思決定者を入れたいところです。

そうしないと、会議の意味がなくなりかねません。


~続く~

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