コラム

 公開日: 2017-09-25 

社内の不正を防ぐには? 通勤手当・通勤費の不正

社内の不正を防ぐには? 
今回は通勤費の不正、虚偽申請による
不正受給についてです。

不正受給を防ぐためには、まず入社時、住所変更時に
住民票を提出させることです。

もちろん住民票を提出してもらっているから防げると
いうわけではありません。

そして不正や虚偽の申請で支給を受けたことが
発覚した場合、会社でそれなりの処分もあるという
ことをアナウンスしておくことです。

就業規則にて懲戒処分のところに記載し、悪質な場合、
懲戒解雇もありうることを説明しておきます。

もちろん10年分は返還請求できますので、就業規則にも
きちんと返還請求することを記載しておくのと同時に、
会社が不正を絶対に許さないという体質であることを
表明していくことで抑止効果はあります。

もちろんきちんと本人が申請をしてきた通勤経路(自宅から
会社までの合理的な経路)が妥当かどうか、自宅から最寄駅
を利用しているかどうかなどもチェックすること。

当然住所からネットの地図情報で自宅の位置は確認して
おき、疑問があったら確認、または経路の申請を訂正させ
るなどしてください。

勤務地変更、住所変更時、運賃改定時に定期券の
コピーを提出してもらうのがいいです。

社長や経理担当がそのあたりについて意識が高く、
厳しくチェックしているという中小企業はいいのですが、
雇われ意識が高くて細かいことを面倒くさがる30人未満の
中小企業は不正されやすいです。

さて住民票を提出しろといっても引越しをしたのに
意図的に提出しない人もいると思いますのでそういう人の
ことも考えると定期のコピー(半年とかであれば必ずコピーをもらう
ほうがいい)を提出してもらうのがいいでしょう。

抜き打ちでの定期券の確認してもいいですが、ちょっと行き過ぎかも
しれません。

あとは実際に過去には、電車に乗る気配がない人が、実は会社の近くに
引っ越していて定期代を実家から通っていることにして
毎月3万円以上不正受給していた人もいますのでやろうと思えば
できてしまうし、防ぐのも簡単ではないのですがそれを防ぐには
抑止効果があることをただやるということです。

大体発覚するのは、同僚や部下からの告発などです。会社のことを
考えれば社員としても当然のことですが、告発者からの情報は大切に、
なおかつ即時に対応し、しっかり証拠を押さえて不正した者に
つきつけて説明を求めてください。

また自分にとって都合のいいルートで少し高くなるルートで
最初に申請する人がいますが、会社がしっかりルート検索など
をサイトで行い、妥当な経路(経済的に合理的な経路)での通勤だけを
認めるようにしましょう。ここがゆるいからなめられるのでしっかり
確認、その1分か2分の手間を惜しむのはよくありません。
申請する従業員もそのくらいだと不正受給だと思っていないことも
ありますので会社で基本ルールをつくっておくのがいいです。

実は自転車で通っていたり、万が一キセルしていたり
する人がいたら大変ですのでトラブルや事故予防のためにも
このような不正は許さないようにしないといけないのです。

ちなみに弊社では6か月間の先払い分の定期はコピーをもらいます。

毎月分は、手間なのでもらっていませんが入社時は本来はもらって
もいいかなと思っています。

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