コラム

 公開日: 2012-05-28  最終更新日: 2014-07-31

会社のパソコンでの私用メールを禁止したいができるか?

みなさんこんにちわ

社会保険労務士の庄司英尚です。

私用メール 問題社員 懲戒処分 注意書

会社のパソコンでの私用メールを禁止したいということで
悩んでいるようですが、厳密に言えば従業員は労働時間中は、
業務に専念する必要があるので当然私用メールを一切禁止と
することは可能ですし、私用メールのやり取りがあること
のほうが問題です。

したがって就業規則にしっかりと私用メールの禁止を
規定することにより、注意してもあまりにも私用メールが
減らないようであれば、それは処分することも可能になる
わけです。

しかしながら私用メール禁止といっても、現代においては
家族や親族からなどの重要な緊急メールが入ったりすることも
あるでしょうし、お客様とのやり取りの中で業務とは関係ないような
メールのやり取りも少なからずあると思いますので、あまり
厳密に細かく監視するのではなく、会社のルールとしてその意味を
理解してもらい、個人の良識に任せるしかありません。

その判断がおかしい場合、問題社員のレッテルをいきなりはるのではなく
わかりやすく伝えていかなければなりません。価値観はさまざまですので
自分の中でこのくらいならOKというのが、会社から見たらアウトというもの
もあるでしょう。

会社は、パソコンを貸与している側であるので、貸与する要件として
私用での利用を禁止するのは合理的な理由がありますので、日頃から
そのあたりのことについて口うるさく言っていると注意するように
なります。また本人も私用メールをしていることがわかれば会社が
モニタリングしているかもしれないと思って、私用メールは控えるように
なると思いますし、私用メールを送ってくる相手にもその旨軽くお断りして
違うメールアドレスに送ってもらうようにお願いするようにしないと
いけません。

最後に会社は従業員のパソコンの中を勝手に見ることができるのか? 
という質問がよくありますが、これに対してはシンプルにいえば
従業員側に問題があって詳細を知るために、社内の担当部門の責任者が
ルールに従って調査するのは問題ないといえます。

ただしプライバシー権の侵害ということで問題になる可能性がありますので
そのあたりはモニタリングのルールづくりをしておかなければなりません。

モニタリングについては経済産業省から下記のようなガイドラインが
出ています。

個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン
http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/privacy/080229kaisei-guideline.pdf

いずれにしても、業務上の必要性、担当である責任者、その権限などを
明確に定めておくことが第一歩ですので、業務の改善の1つと思って
まずは行動してみてください。

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