コラム

 公開日: 2016-07-18  最終更新日: 2017-05-01

カフェでの仕事に注意-PCに表示された秘密情報が丸見えになってませんか?

カフェでの座り位置に注意

モバイルワークを導入する会社が増え、街中のカフェでノートPCを開いて作業をするスーツ姿の人々を見かけることは珍しくありません。

Excelで取引先向けの見積書を試算している人
Outlookで上司に向けの報告メールを懸命に打ち込む人
PowerPointでクライアント向け資料を作成している人
‥など、様々な作業を行っています。

なぜ作業内容がここまでわかるのか不思議に思っている方もいるでしょう。なぜならば、PCで作業している方々のほとんどはPC画面が周りから丸見えだからです。オフィス街では、近隣の会社を訪問する人が待ち合せや時間調整のためにカフェを利用するケースがあります。オーダー待ちをしている間、客席を見渡してみると、上記で挙げたような作業をしているPC画面が自然に目に入ります。もし取引先の担当者がそのカフェに飲み物を買いに来た場合どうなるでしょう。こんなオープンの場で自社の情報を見ているのかと不愉快な思いをするでしょう。また、競合する会社の営業マンであれば、思いがけずライバル企業の取引状況などが分かり、自社の営業を有利に運ぶことができるかもしれません。

私もカフェで仕事をすることが多いのですが、まずは座る場所に気を付けます。基本的には壁を背にできる座席を選びます。隣の席との距離は、近過ぎなければあまり問題はないでしょう。覗き見防止フィルムを画面に貼るという手段もあります。
逆に座っていけないのは、レジや受取用カウンターの近くの席や背中側に座席があるような席です。また、背後に窓がある席もNGです。窓際のカウンター席も背後を通る人が見る可能性があるので避けるべきです。もしそういった席しか空いていなければ、他のカフェに行くか、クライアント向けの作業はあきらめ、ニュースサイトの閲覧くらいにとどめた方が良いと思います。

カフェで無防備になる人が多すぎる

座席の座り位置以外にも、カフェで仕事をする際に注意すべき点はあります。というよりは、様々なカフェで仕事をしている人を見ていると、まるで自分のオフィスにいるかのように無防備な状況が散見されます。

カフェで仕事をしている途中でトイレに立つ人のほとんどは、PCをその場に置きっぱなしにしています。これではPCを盗まれてしまっても文句は言えません。従業員の目の届く範囲であれば、気が付いてくれるかもしれませんが、そのような希望的観測に委ねている時点で問題でしょう。また、パスワードロックもかけていないケースが散見されます。これでは、PCを盗まれなくても、持ち主が席を立って視界から消えた瞬間、データを盗むとの不審な操作をされる危険性があります。そのような場合はノートPCを持って中座すべきです。

また、自席に紙資料を所狭しに広げている人も結構います。これも周りの人にどうぞ見て下さいと勧めているようなものです。自分が目を通しているもの以外の資料については注意が行き渡らなくなりがちです。そのため机上に放置された資料は様々な人が内容を確認できる機会を与えていることになります。見ていない資料は伏せておく等の対応が必要です。

会社から携帯電話を貸与されている場合は、カフェでの仕事中に電話がかかってくることもあり得ます。その際に皆さんはどうしているでしょう。特に取引先からかかってきた電話の対応状況を見かけた場合、大丈夫かな、と思うことがあります。もちろん、カフェで電話応対することは周りに迷惑をかけるという面はあります。それ以上に問題なのは、電話応対の中で様々な情報が周りに聞こえてしまっていることです。新入社員研修等で、社外では同僚といる時でも取引先の事は会話しないように、と教えられた経験があると思います。しかし、自分一人でいる時に携帯電話で会話する場合はその教えが忘れ去られるようです。特に営業マンの場合は、その元気の良さが仇になっているように感じます。その場合は折り返し電話する旨を伝えた上で、適切な対応を行うべきです。

当然のことながら、カフェ等で提供されている無料のWi-Fiにアクセスすることは盗聴や傍受のリスクがあるため、使用を控えるべきです。どうしても接続しなければならない場合は、自社のネットワークにアクセスしたり、自分の認証を必要とするサイトにはアクセスしたりせず、一般情報の閲覧のみにとどめるべきです。

モバイルワークを妨げるような防止策は本末転倒

こうした話をすると、モバイルワークを行うことの皆無な管理者層の方々は、
「カフェなど公共の場での会社PCは使用禁止」
「PC作業は必ず自社か相手先会社で行う」
といったことを言い出します。これは、「交通事故に遭うから外出禁止」と言っているようなものです。もちろん、リスクを低減させるためにその様に努めることに異論はありませんが、「何が何でも」となると、そもそもノートPCなどのモバイルワークツールの導入は何のため、ということになります。上記に挙げたリスクは注意すれば回避できるものなので、社内で注意喚起を行なったり、定期的に行われるセキュリティ研修において外出先での作業に関する事項を盛り込んだりすることで対応可能な内容です。皆様の企業や組織でもご一考されてみては如何でしょうか。

上記に関して、ご関心、ご相談等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
お問い合わせフォームは、こちらです。

デルタエッジコンサルタントでは、従業員等の情報セキュリティ意識を向上させるため、以下の様なサービスを提供しております。

・セキュリティ規程やルール等の策定、改訂
・業務環境におけるセキュリティ施策の評価と改善提案
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詳細は、弊社ホームページの「情報セキュリティ対策支援」を参照ください。

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