コラム

 公開日: 2016-02-04  最終更新日: 2016-10-28

新入社員のマイナンバー収集

多くの企業では4月に新入社員を迎えることになります。毎年のことですが、入社の際には多くの書類を作成し、手続きを行う必要があります。今年からはこれに追加して、新入社員のマイナンバーを収集しなければなりません。
新入社員を含む入社予定者のマイナンバー収集については、個人情報保護委員会のFAQにおいて以下の様に記載されています。

「「内定者」が確実に雇用されることが予想される場合(正式な内定通知がなされ、入社に関する誓約書を提出した場合等)には、その時点で個人番号の提供を求めることができると解されます。」
(リンクはこちら

つまり、入社日を待たなくてもマイナンバーを収集することは可能です。その際には決められた手続きで実施することが求められます。

マイナンバー収集のタイミング

上記に記載した通り、企業から内定通知を出したタイミングではなく、その内定通知を受けて入社予定者が誓約書を提出する等、入社が確実視されると判断された時点で入社予定者に対してマイナンバーの提供を求めることができます。

マイナンバー収集時には利用目的を伝達

マイナンバーの提供を求める場合には、口頭または文書で法に定められた利用目的(「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」「雇用保険届出事務」で利用するため)を明確に伝達することが必要です。

マイナンバーを提供された際には本人確認を忘れない

マイナンバーの提供を受ける場合は、制度的に定められた文書や手続きで本人確認を行わなくてはなりません。本人確認は「番号確認」と「身元確認」で構成されています。
「番号確認」は個人番号カードや個人番号通知カード等で行います。地方出身者の場合、実家にマイナンバーが送付されてそのままになっている可能性があるので、マイナンバーの提供を求める際に注意喚起することも必要でしょう。
「身元確認」は個人番号カード、運転免許証等の写真付き公的証明書、等で行います。入社予定者が応募の際に提出した履歴書等では制度上「身元確認」とは見なされないので、ご注意ください。
上記以外の本人確認を行う上での手続きや必要書類については、以下を確認ください。
本人確認の措置について

マイナンバー提出後に入社を断られた場合の対応

マイナンバーの提供を受けた入社予定者はそのまま入社することになると考えられますが、何らかの理由で入社を断られる、または入社を拒否する事態になった場合、提供されたマイナンバーを利用して事務を行うことは無くなるので、速やかにマイナンバーを削除したり、マイナンバーの記載された文書類を廃棄したりする必要があります。
企業によっては何らかの理由で提供を受けた文書類を保管し続けたい場合は、マイナンバー記載部分にマスキング処理等を行い、特定個人情報ではなく一般的な個人情報とすることで継続して保管することは可能です。

デルタエッジコンサルタントでは、マイナンバー制度で運用上発生する様々な事象や、逐次発生する制度改正への対応方法、等について質問や相談をしたい事業者様に対して、お手軽に利用できるマイナンバーアドバイザリサービスを提供しております。
詳細は、弊社ホームページの「マイナンバー制度対応サービス」を参照ください。

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