コラム

 公開日: 2016-01-29  最終更新日: 2016-04-24

業績や進捗が思わしくない時、会議が増えていませんか?

状況が思わしくない時、会議が増えていませんか?


企業や組織では、業績が悪くなったり、プロジェクトの進み具合が遅れがちになったりすると、組織の上層部や管理者の意向によって会議が増加する傾向があります。理由は幾つか考えられるのですが、例えば、以下の通りです。

・組織の上層部や管理者が、自分たちの抱く不安を解消するために、状況を直接確認する場を設けたい
・現状を売上高、進捗度、といった数値情報(KPI)で現すことで、状況の深刻さを共有したい
・メンバーのモチベーションが上がるだろうとの期待感から、直接叱咤激励を行うことで状況を改善したい

しかし、こう言った会議ではどうしても目標とするステイタスや数値(KPI)に達していない部分を取り上げて指摘することに終始しがちです。ときには担当者がつるし上げられて、更に達成困難な数値目標だけ設定され、後味の悪いまま会議が終わることもあります。(某電機メーカーではありませんが...)

しかも、こうした組織の上層部や管理者向けの会議が増えてくると、以下の様な追加作業も増えてきます。

・会議で共有する数値情報を収集し、ビジュアルを整えるための作業
・メンバーの危機回避意識から、事前の対策会議を実施(会議のための会議)
・上記の会議結果に基づく、言い訳資料の作成

本来であれば問題となっている状況の原因究明を行い、改善施策を策定し、実行に移すための作業や議論を行わなければならないはずなのに、実際に行われているのは数値情報を確認して頑張れ、というだけでは状況が好転するわけがありません。当然、こうした会議や会議のための作業が増えることで、本来やるべき作業の時間も確保できなくなってしまいます。特にスキルのある担当者は、現場で陣頭指揮を執らなければいけないのに、こうした会議の対応でパフォーマンスを思うように出すことができなくなります。
もっと悪いのは、面倒を回避するために数値情報を改ざんしたり隠ぺいしたりして見栄えを良くした上で、解決しなければならない課題を先送りすることです。先送りしても期限を決めている訳ではないので、課題が解決しない状態が継続してしまいます。結果として、いつか破たんする時期が到来します。(最近良く見かける気がします)

状況の改善に向けて、どのように会議に臨むべきか


状況が悪い時期には事実確認の会議ではなく、状況を改善することを念頭に置く必要があります。

第一に、状況が思わしくないのは現場の担当者の責任だけではない、ということを上層部や管理者を含めて認識しなければなりません。現場担当者に責任転嫁したところで状況は改善されません。そもそもの実施計画を承認したのは上層部や管理者なのですから、責任が無いとは言えません。それよりも、現状を改善するために知恵を出し合うようにスタンスを変えなければなりません。

第二に、現状の結果に対する注意等は短時間で済ませるよう努めるべきです。内容を実務上の手順ややり方といったことに絞れば対応できるはずです。仕事観や心構えといった内容を長時間話す方もいますが、それは必要に応じて会議とは別の場で行うべきです。対象となる本人ばかりでなく、周りのメンバーも気持ちが萎えてしまいます。

第三にその時点の結果である数値情報は共有すべき情報を事前に配布した上で、会議の場では何がいけなかったのかという原因や改善に向けたアイデア出しに集中すべきです。会議の参加者の中で、上位者のみが発言するのではなく、全員が意見を出し、その内容を全員で吟味することが重要です。注意しなければならないのは、個人攻撃は慎むべきであることです。

以上のことを心掛ければ、むやみに会議を増やすことなく、状況を改善する方向性も見えてくると考えられます。
もし余力があれば、メンバーの作業状況が確認でき、共有できる営業支援ツールや進捗管理ツールの導入、あるいは個々人の業務の中で共有すべき事柄や手順などを登録、参照可能なナレッジツールといったものを活用することも検討してもよいと思います。

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