コラム

 公開日: 2015-11-20  最終更新日: 2016-01-12

仕事の効率性を阻む「ムダ」とは?

日常業務を行う中で、「ムダ」なことをやっていませんか、と問うと、ほとんどの方は「ムダ」なく作業をしていると回答します。もちろん、ほとんどの方は好んで「ムダ」なことをしようと考えていないのですから、当然の反応です。
しかし、本当に「ムダ」は発生していないのでしょうか。手順書通りに作業すれば「ムダ」無く作業できるでしょうか。事業環境が変わり、技術が進歩し、品質向上が要求されれば、これまでは効率的だと考えられた作業も至る所で綻びてくるものです。しかし、日常に慣れ過ぎていると、こうした綻びからくる「ムダ」には容易に気付かないものです。
今回は日常業務で発生しうる「ムダ」について確認します。

「ムダ」な行為の分類

仕事を行う上で「ムダ」が発生するのは、仕事に向き合う際に、どこに「ムダ」があり、どうすれば「ムダ」なことをしないで済むか、という意識を持たないで作業を行うからです。代表的な「ムダ」な行為は、以下の様に分類できます。
1.手待ちの「ムダ」
2.やり過ぎの「ムダ」
3.移動の「ムダ」
4.在庫の「ムダ」
5.無計画の「ムダ」
6.作り過ぎの「ムダ」
7.不良の「ムダ」
上記の「ムダ」を放置することで、残業や休日出勤を行う、追加的なリソースを投入する、という追加的な「ムダ」や、スケジュールや品質レベルを守れない、といった弊害が発生します。

1.手待ちの「ムダ」

何らかの理由で次の作業に進めず、一時的に作業を停止し、手持ち無沙汰になる状態です。例えば、資料を作成して上位者にレビューをしてもらっている間、ただ待ち続ける状態にあるケースが該当します。また、その結果として就業時間内に作業が終わらず、残業せざるを得ない状況に追い込まれるというのも散見されます。

2.やり過ぎの「ムダ」

本来必要とされる作業の結果レベルを超えて、または関係のない部分に労力を費やす状況です。例えば、作成した資料に内容とは関係の無い装飾を追加したり、プレゼンテーションの動作を定義したりすることが該当します。

3.移動の「ムダ」

ここでの移動の意味は、外出等による移動時間から、社内の離席時間まで幅広い範囲を含んでいます。意識すべきことは、移動によって付加価値はほとんど創出されないことです。
この「ムダ」を改善するには、移動経路考慮して最短経路になることを意識することが重要です。先方次第という意見もありますが、先方との調整ができない様では「ムダ」を出さないことができないばかりか、将来的なステップアップも難しくなります。

4.在庫の「ムダ」

不要な備品、書類、データなどを保有することであり、そこから派生する余計な時間やコストも含まれます。不要な在庫はこれを保管するだけで追加的な場所や管理コストが発生します。使用期限があるものは将来的な廃棄コストも発生します。また、不要なものの中から必要なものを探すための余計な時間や間違いによる手戻り等もあります。

5.無計画の「ムダ」

作業を行う上での段取りや、必要とされる資材や情報、といった事前に準備すべきことを全く行わず、無計画に作業に取り掛かり、何かが必要な局面で都度対応するため、追加的な時間や労力を費やす状況です。目的やアジェンダがなく、ただ集まっているだけの会議もここに含まれます。

6.作り過ぎの「ムダ」

必要とされる分量以上に多く作成したり、必要とされるタイミングよりも早い段階で作成したりしてしまう状況です。例えば、会議用の資料を参加人数以上に作成したり、会議の何時間も前に準備した資料に手直しが発生して修正、再印刷したりする様なケースが該当します。また、発注の手間やまとめ買いによる割引等の理由から、頻繁に使用されない備品や材料などを大量に発注することも該当します。結果として、上述した在庫の「ムダ」に繋がることになります。

7.不良の「ムダ」

作業の結果として不良なものを作成し、廃棄または手直しをしなければならない状況になることです。また、不良なものをそのままにし、後でより大きな被害が発生することも含まれます。

以上の「ムダ」を排除することで、業務手順を変えることなく効率的な作業が実現します。すべての担当者に「ムダ」の発生について意識付けを行うことでパフォーマンスを向上することができると考えます。

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デルタエッジコンサルタント ブログ 「ムダの解消による業務改善

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