コラム

 公開日: 2015-02-21  最終更新日: 2015-08-28

社内規程は定期的に見直しされていますか

多くの企業では組織的な運営を図るため、社内の共通ルールを明文化した社内規程を整備しています。社内規程は、企業に所属する全従業員がそれぞれの役割で秩序だった活動を行う上で不可欠です。

それでは、作成した規程はその後どうなっているでしょうか。
例えば、以下のような状況になってはいないでしょうか。

・社会的な事件が発生した際に規程を作成したが、それ以降手をつけていない。
・面倒なので公開されているテンプレートを利用したが、社内の実態と整合しているかわからない。
・制度改正や社内の他の規程と整合しているか確認していない。
・・・

日常の事業活動と密接に結びついた就業規程や業務規程などは、定期的に、あるいは制度改正のタイミングで見直されているでしょう。また、上場企業等の内部統制報告書を提出する企業では、毎年の内部統制監査で規程の記載内容や運用状況がチェックされる中で、運用実態と合っていない規程は改訂していることでしょう。

一方で、世の中で変化が激しいセキュリティ関連や個人情報保護に関する規程、または緊急時に使用される防災や業務継続などの規程類はどうでしょうか。私がこれまでコンサルティングや監査を行ってきた中で、以下のような事象が散見されていました。

・緊急時や問い合わせの連絡先が、今では社内で存在しない組織や拠点のままである。
・ウィルスソフトや暗号化ソフト等が変わったにもかかわらず、現時点では存在しない会社や製品のままとなっている。
・非常時の通信手段として、すでに解約したキャリアのPHSや衛星電話が残存している。
・社内メールで逐次案内されているセキュリティ警告の内容が規程に反映されていない。時には相反する内容となっている。
・テクノロジーの進化の結果明らかになった脅威に全く対応していない。
・本社移転に伴いICカードによる入退室に変更されたにもかかわらず、責任者による事務所施錠や鍵管理の文言が残存している
・社屋被災の際の避難経路について、防犯上の目的から常時施錠するよう変更された部分が避難経路として残っている。
・・・

また、直近であれば、社会保障・税番号制度(マイナンバー制度)の適用に伴う社内の個人情報保護の見直しがあります。従業員のマイナンバーは特定個人情報であり、その取扱いは個人情報保護法の適用を受けます。特に、これまで個人情報の保有件数が少なく、個人情報取扱業者の枠外であった中小企業の多くも、マイナンバーを含む従業員情報については、個人情報保護法に則った取扱いが求められます。

すべての規程に対して定期的に見直しを図ることは大変な作業になりますが、見直されないまま陳腐化してしまうと、いざというときに役に立たず、結果として場当たり的な対応となり、事態を悪い方向に進めてしまう要因にもなりかねません。
一度、社内に存在する規程類を棚卸し、現時点での要不要を含め、内容を確認することをお勧めします。また、リソースの余裕がない場合は、弊社にお知らせ頂ければ、ご相談の上、可能な限り支援させていただきます。

上記内容に関連して、ご相談や質問などがございましたら、お気軽にご連絡ください。
デルタエッジコンサルタントでは、
・セキュリティ、BCP、情報システムなどに関する規程類の策定支援
・上記規程類の定期的メンテナンス(見直し)支援
といったサービスを提供しております。
お問い合わせフォームは、こちらです。

この記事を書いたプロ

デルタエッジコンサルタント株式会社 [ホームページ]

経営コンサルタント 金子清隆

東京都中央区日本橋大伝馬町13-7 日本橋大富ビル3階 [地図]
TEL:03-6869-8336

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