コラム

 公開日: 2015-02-14  最終更新日: 2015-04-09

会議の効率的な進め方

私はコンサルタントという仕事柄、内部外部問わず、会議に費やす時間がどうしても大きくなってしまいます。コンサルタントビジネスは費やした時間に伴って請求金額が決まってくることが多いので、会議の効率性はコストマネジメント上、重要なファクターとなります。また、昨今ではワークスタイル変革と称して、仕事のやり方や進め方を変えていく試みの中で、会議の進め方にメスを入れていく動きも多くの企業で行われていると思います。
だからと言って闇雲に「会議はxx分以内で」というような制約をかけるのもどうかと思います。時にはそれぞれの専門的な見地から意見交換を何時間もかけて行い、解決策を見出すこともあります。要は会議にかかるコストが成果に見合うのであればよいと思います。なお、ここでの会議のコストとは、参加者の時間給、会議室や設備の使用料といった直接的なコストのほか、参加者が会議に出席することで発生する機会損失も含まれます。
このようなテーマで様々な識者が色々と意見を述べていますが、私の経験上、会議を効率的に進めるポイントは以下の通りだと考えています。

・会議の目的の明確化
・会議の参加者の選定
・会議の開始/終了時間の厳守
・会議の雰囲気づくり(発⾔しやすさ)
・会議資料は紙以外
・会議中の脱線の制御
・会議の目的の達成確認

1.会議の目的の明確化

まず、会議の目的を明確に設定することが必要です。会議の目的が決まればその位置づけや重要性、参加者、アジェンダ、ゴールといった要素が決まってきます。また、その過程で「そもそもこの会議は必要か」という判断もできます。もしかしたら事情をよく知る担当者と立ち話をし、その結果をメール配信すれば済む程度の内容かもしれません。
会議の目的が決まったら、参加者に会議の目的やアジェンダを通知するとともに、資料を送付します。通知のタイミングは1週間~3営業日前としたいところです。資料は未完成でも構いません。また、可能ならば当該会議で議論の対象外とする内容の通知についても検討ください。

2.会議の参加者の選定

会議の参加者数は効率的な進め方をする上で重要なファクターです。参加者が多すぎると会議は収拾がつかなくなる恐れがある一方で、参加者が少なすぎても多様な意見を十分に吟味できない可能性もあります。会議の目的やアジェンダの内容から、欠かせない人を絞り込みすればいいと思います。その中には、意思決定者(または代理)も含める必要があります。会議の事前通知を受けて準備をし、建設的な意見を言ってくれる人を選定基準にしてもいいと思います。
時々、会議を自己アピールの場だと考えている人もいますが、その場合は必要性を考えた上で、事前に個別に注意する、後で報告することにして会議参加を見合わせてもらう、等の対応をする必要があります。

3.会議の開始/終了時間の厳守

開始時間になったら全員が揃っていなくても会議を始めましょう。もちろん、クライアントの電話対応等、やむを得ない事情もありますが、前もって通知していることなので、理由もなく遅れることはそもそもビジネスマンとしてどうなのか、という姿勢でいいと思います。同様に、終了時間も時間通りとします。タイトなスケジュールで動いている参加者もいる可能性があります。
エンドレスでダラダラと会議を続けることは絶対に避けるべきです。そのような環境の中で満足する意見はでません。未決定事項が残った場合は、日時や参加者を再設定して新たな会議を設けてください。時間を空けてリセットすることで、意外と短時間で終わることもあります。

4.会議の雰囲気づくり(発言しやすさ)

会議が始まっていきなり「xxxについて話し合いますので、意見がある方はどうぞ」と言っても、沈黙が生じてしまい、その後もなんとなく重たい雰囲気になってしまうことは無いでしょうか。
そうならないことを避けるためにはまず、事前通知した会議の目的やアジェンダ、目標について簡単に説明し、参加者に対して期待することを表明しましょう。その際には、参加者の意見から学ぼうとする姿勢を示すことが重要であり、参加者が発言しやすくなる雰囲気になると思います。
会議は自分の考えを受け入れてもらうための説得する機会ではありません。様々な意見を取捨選択し、吸収することで、当初の考えをブラッシュアップし、より良い成果を創り出す機会と捉えるべきです。

5.会議資料は紙以外

会議をスムーズに進行する上で、どのようなファシリティを準備するかは重要なポイントです。紙ベースの資料だと参加者は会議の進行と関係なく、興味のある場所を見てしまいがちです。モニターやプロジェクターで正面に資料内容を映し、参加者の視線を画面に集中させる方がいいと思います。思い切って紙資料を持ち込ませないのもいいと思います。
また、モニターやプロジェクターはもう1台準備し、同時進行で発言内容を打ち込み、表示することで、重要な発言を常に参照したり、より深い理解に向けて説明を受けたりするといいでしょう。場所や設備の関係で難しければ、ホワイトボードを使用して手書きで対応するのもいいでしょう。

6.会議中の脱線の制御

会議の中で、参加者の誰かが長話をしたり、無関係な話を持ち出したりすることが往々にしてあります。その場合には、事前に決められたアジェンダを再確認するよう促すことで、元の議論に戻すようにします。その際に、発言を一方的に遮るようなことはせずに、そのような発言をする理由について確認してください。発言の背後にある問題を明確にし、別途議論する場を設ける等の対処を行うことで、議論を本題に戻すことが可能になることもあります。

7.会議の目的の達成確認

会議の最後に、当初の目的がどこまで達成できたかを確認することが必要です。この場合、100%達成することが必須という訳ではありません。建設的な意見交換ができれば、当初の考えで見落としていた内容が明らかになる場合もあります。
会議での決議事項や追加の議論が必要な事項、決議に沿ってフォローアップが必要な事項等、色分けを行い、未決事項は今後の対応内容、フォローアップ事項は担当者と期限について取り纏めた上で、その次のステップにつなげるよう、参加者全員で内容を確認しましょう。可能であれば、次回分の「1.会議の目的の明確化」を参加者で確認し、」合意しましょう。
会議終了後、会議中に書き出した議事内容を整理し、電子メールで送付しましょう。これによって会議の参加者全員が同じ認識を持てるようになるとともに、後で「会議の内容はよく覚えていない」と主張できない様にする効果があります。

以上、会議の効率性を上げるポイントについて提示してきましたが、このレベルまで達成することは中々苦労すると思います。ただし、会議を効率化し、生産性を上げることは会議によって決定したアクションに対する目標が明確になり、寄り道することなく進むことができると考えております。自分の会社の会議のスタイルを変えたいと考えている方はご相談ください。

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