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スタッフのつぶやき

マニュアル改訂に必要なアレコレ

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このところ、マニュアルの改訂の仕事が続いています。
マニュアルは一度作って終わりではなく、本当に使えるマニュアルにするには、定期的な改訂が必要です。

改訂と一口に言っても、内容は様々で、かかるパワーもまた様々。
組織が変わったことによる部署名などの変更のような単純なものから、業務内容の大幅な変更や追加もありますし、
同じ作業でも、もっと良いやり方に変更することもあります。
改訂は大抵、担当者が前の原稿に赤字を入れてくださり、それに基づいて制作を進めます。

赤字を直すだけでいいのでは?と簡単に思われるかもしれませんが、これがとんでもない!
たった1箇所の修正部分が、実はマニュアル全体のいろいろな部分に影響を与えることが多々あるのです。
担当者の方は編集・校正のプロではありませんから、すべてに漏れなく赤字を入れることはできません。
そこをカバーするのが、私の仕事。
結果どうなるかというと、「ここも修正になりませんか?」「この場合は、どうなりますか?」という疑問出しの付箋の山。
ひとつひとつの修正について、全体の整合性をとりながら作業を進めていかねばならず、
改訂内容によっては、正直、マニュアルを新規で作成するのと同じくらいの神経とパワーを使う場合もあるのです。

新規にしても改訂にしても、マニュアル制作にはパワーが必要。
美味しいものでもたくさん食べて、明日もまたパワー全開でがんばらなくちゃ!!

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バレンタインデーの“女子会”?!

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2月14日の火曜日はバレンタインデーでした。
チョコをあげる人、もらう人、悲喜こもごも?の一日だったと思います。
中には、「まったく関係ない」とう方もいらっしゃるでしょうが・・・・・・。

さて、私はと言えば・・・・・・弊社事務所内での“女子会”と相成りました。
この日は10時半に、現在業務マニュアルを作成中のクライアント(3人の若い女性)が来社し、
私(女性)と4人で原稿の最終打ち合せ。
彼女たちが書いた原稿を事前に私が校正をし、疑問に思った点を彼女たちに投げかけ、
それに答えていただく形で打ち合わせは進みます。

「あっ、大事なこと抜けてた!」
「私のお店でやっていることとやり方が違う! どのやり方で統一しようかな」
など、次々に疑問は解消されていきます。
みなさんとても熱心で、お昼になったことも気がつかないほど議論が白熱しました。
とは言うものの、「腹が減っては戦は始まらない」ではないですが、用意したお弁当を食べながら、
楽しいランチタイム。

そこは若い女性ばかり(私を除いて)ですから、彼氏の話だとか、食べ物の話だとか、この時ばかりは
“女子会”モード。
せっかくのバレンタインデーなので、コーヒータイムにはチョコレートを4人で分けて食べました。
マニュアルづくりに対しては、とにかく3人共とても前向きに取り組まれていて、その熱意に圧倒されるほど。
結局打ち合わせは19時過ぎまでかかり、あわてて事務所をあとにしていきました。
どうもデートの約束時間が迫っていたようで、申し訳なかったな。

それまで賑やかだった事務所にひとり残った私は、
彼女たちの期待に応えられる素晴らしいマニュアルを作ろう!
と気持ちを新たにした次第です。

2017.02.17 (I)

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春の到来と共に

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現場作業のミスゼロを達成することをテーマにマニュアルづくりに関わってきたお客様から、1年ぶりに「来て欲しい」との連絡が入り、出かけてきました。

「製造・発送」の領域で作業改善を行い、ミスの出ない現場を実現できたことを高く評価していただき、更に川上の工程の業務改善に取り組みたいとの相談でした。

・熟練のスタッフの暗黙知に支えられている(依存している)業務を「見える化」し、誰にでもできる作業に変える。
・チェック体制の精度を更に高め、クレームの発生原因を撲滅する。

という2つのテーマで活動していくことになりそうです。
春の到来と共に、再びやりがいのある仕事が始まります。花粉に負けず、がんばらないと!!
(A)

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1,000本限定

日本を代表する靴職人の仕事に密着して以来、
職人技とか名人芸という言葉に以前にも増して敏感になってしまいました。

兵庫県姫路市にゴルフ(興味のない人にはゴメンなさい)のパター作りで
世界的に名高い松本宏幸さんという名匠がおられます。
そのゴッドハンドが軟鉄の鉄塊から削り出して作ったパターが格安で
売りに出ているのを偶然にも見つけてしまいました。

15年以上前に1,000本限定で製造されたハンドメイドパターの名品です。
一時のブームは過ぎたとは言え、格安といってもやっぱり高い(笑)
それからというもの、買おうか買うまいか迷いの日々が続いています。

その上、気にかかるのはその技術は次世代に伝承されているのだろうかということ。
マニュアルはあるのかな、ないなら作ったほうがいいよなぁ~。
もしそうとでもなったら、パターくらい持ってないとお話にならないよなぁ。
そんな手前味噌な妄想を理由に、内心ほとんど“買い”に傾いている私です。
(A)

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マニュアルの作成・活用・改訂で組織を改革!

会社名 : 株式会社クオーレ
住所 : 東京都新宿区矢来町24-3 マリオン神楽坂2F [地図]
TEL : 03-5261-2294

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